Jusqu'à peu de temps encore, une masse de données importantes, qu'elles soient générées par des professionnels ou des particuliers, s'entassait dans des placards, sur des supports certes un peu diversifiés, parfois des CD ou DVD, mais essentiellement sur du papier, des piles de papier qu'il fallait ranger, classer, identifier, retrouver, et dépoussiérer !
Mais les temps évoluent, la technologie nous
pousse maintenant vers la dématérialisation des documents.
La dématérialisation des documents :
Dématérialiser un document, c'est transformer un support d'information matériel (souvent du papier) en un support d'information numérique.
Après numérisation, les données ne sont plus alors empilées dans des classeurs, mais gérées informatiquement sous forme de fichiers électroniques. On passe alors de la sauvegarde papier à la sauvegarde numérique.
En quoi consiste le coffre fort numérique ? :
Un coffre fort numérique est un espace de confiance accessible à un particulier, via un site internet, permettant de stocker en ligne sur la base d'un service hautement sécurisé et très simple d'accès l'ensemble de ses fichiers numériques sensibles.
On parle aussi de coffre fort électronique.
Les avantages du coffre numérique :
Cela est parfois un véritable casse-tête, notre liste des documents précieux n'en finit pas de s'allonger, entre fiches de paie, déclarations, relevés, factures, documents administratifs...
Si l'on ajoute le volume parfois impressionnant de photos de famille, de vacances, voire nos vidéos...
Le coffre fort numérique vient faciliter non seulement le stockage (fini les boîtes d'archives sur la pile de draps dans l'armoire ou sous le bureau), mais aussi le classement, donc la recherche, tout en les protégeant en plus de la perte, du vol, de l'incendie mais aussi de la panne d'ordinateurs ou du plantage de disque dur !
Passer du simple stockage en ligne à un vrai archivage numérique ne devient en fait qu'une question de volume, d'accès peut-être, une fréquence moins grande de consultations et inévitablement un classement plus rigoureux.
La Valeur Probante :
Depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique a la même valeur juridique que l’écrit papier. Les obligations légales en matière d’archivage doivent donc s’appliquer aux documents numériques.
Loi du 3 janvier 1979 sur les archives :
« Les archives sont l’ensemble des documents, quels qu’en soient leur date, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». (Article 1er).
Loi du 13 mars 2000 Art 1316-1 c.civ :
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l’intégrité. »
Norme Z42-013 :
Enfin, après deux années de travaux intenses associant tous les acteurs concernés, la nouvelle version de la norme Z42-013 a été homologuée le 3 février 2009. La norme fournit des spécifications pour la conception et l’exploitation des systèmes d’archivage électronique à valeur probatoire. Les évolutions essentielles par rapport à la version de 2001 portent sur :
- La validation de nouveaux support d'archivage (applicatif logique et plus seulement CD)
- L'extension du périmètre d'application de la norme au document sonore et audiovisuel
- La définition d'un ensemble d'exigences minimales dont le respect permet de valider les
applications d'archivage.
Assurer la valeur probante des documents :
Pour que les documents aient valeur de preuve, l'archivage doit garantir :
- L’authenticité de leur origine, au moyen d’un certificat électronique qui certifie l’identité de leur auteur
- L’intégrité de leur contenu et leur datation exacte, au moyen de la signature électronique qui atteste qu’ils n’ont pas été modifiés
- Leur pérennité au moyen d’un système d’archivage viable (coffre-fort électronique)
Différencier l’original et la copie :
Que le document original soit papier ou électronique, le système d’archivage doit permettre de le conserver dans son format d’origine. Cela signifie que la numérisation de l’original papier ou bien l’impression de l’original électronique n’auront valeur que de copie.
La copie numérique peut se voir conférer une valeur légale si elle présente un caractère « fidèle et durable » à l’original (au moyen d’une signature électronique et du coffre-fort numérique).
Néanmoins, seul un juge a le pouvoir d’appréciation du caractère « fidèle et durable » d’une copie, sachant que l’original se classera toujours au-dessus dans la hiérarchie des preuves.
Il est donc nécessaire de toujours conserver l’original. Dans le cas contraire, il faudra alors être en mesure de prouver qu’il n’a pas pu être conservé.
Respecter les délais de conservation :
Les documents doivent être conservés pour trois raisons fondamentales :
- La production de preuves (en cas de litiges)
- Les contrôles fiscaux et sociaux
- La préservation de la mémoire de l’entreprise (dimension patrimoniale)
- La durée de conservation variera en fonction de la nature du document.
Durée de conservation :
L’archivage électronique fait appel à la notion de preuve. A ce titre, les documents doivent être conservés pendant toute la durée pendant laquelle la responsabilité peut être recherchée, jusqu’à prescription de l’action.
Par exemple, les contrats commerciaux doivent être conservés pendant une durée de 10 ans à compter de leur signature (art L110-4 Ccom).
