Conservation des documents au format électronique : des gains de productivité à la clef
Un enjeu majeur pour les entreprises
Face à l'information toujours croissante et aux avancées normatives, la gestion de documents numériques devient un enjeu majeur pour les entreprises.
Un progiciel d'archivage offre, aujourd'hui, des solutions très fiables et très performantes axées sur le gain de temps, l'économie de moyens, la diminution des coûts, l'accès libre à l'information en temps réel aux personnes autorisées et la sécurité en cas de sinistre.
Toutes les données sont ainsi pérennisées et hébergées sur PC, serveurs, CD-ROM... L'archivage est depuis toujours une notion clé dans la gestion de l'information au sein d'une entreprise, car en conversant l'information à long et moyen terme, il permet d'assurer sa continuité dans le temps, ainsi que son exploitation ultérieure. La tendance actuelle vers la dématérialisation pousse les entreprises à remplacer le traditionnel support d'archivage (papier, entre autre …) par un système d'archivage électronique (SAE).
Ainsi, même si l'évolutivité des supports d'archivages est à prévoir dans le coût de mise en place d'un système d'archivage électronique, ce dernier reste une solution plus attractive pour l'entreprise qu'un archivage classique.
Un enjeu majeur pour les entreprises
Face à l'information toujours croissante et aux avancées normatives, la gestion de documents numériques devient un enjeu majeur pour les entreprises.
Un progiciel d'archivage offre, aujourd'hui, des solutions très fiables et très performantes axées sur le gain de temps, l'économie de moyens, la diminution des coûts, l'accès libre à l'information en temps réel aux personnes autorisées et la sécurité en cas de sinistre.
Toutes les données sont ainsi pérennisées et hébergées sur PC, serveurs, CD-ROM... L'archivage est depuis toujours une notion clé dans la gestion de l'information au sein d'une entreprise, car en conversant l'information à long et moyen terme, il permet d'assurer sa continuité dans le temps, ainsi que son exploitation ultérieure. La tendance actuelle vers la dématérialisation pousse les entreprises à remplacer le traditionnel support d'archivage (papier, entre autre …) par un système d'archivage électronique (SAE).
Ainsi, même si l'évolutivité des supports d'archivages est à prévoir dans le coût de mise en place d'un système d'archivage électronique, ce dernier reste une solution plus attractive pour l'entreprise qu'un archivage classique.
Comparatif éloquent
Un CD de 650 Mo contient :
- 44 boîtes d'archives de 500 pages A4 (documents au format Word, Excel, Tiff de ± 30 Ko tels que factures, courriers, devis...)
- soit au total 22.000 pages dans 1 seul CD,
- ou l'équivalent de 3,8 mètres linéaires d'archivage et de 110 kg de papier
Rappel : une armoire de bureau standard contient l'équivalent de 5 à 6 mètres linéaires.
La gestion et la conservation des documents papier représentent une part importante du budget de fonctionnement des entreprises.
Quelques exemples de coûts de revient:
Quelques exemples de coûts de revient:
- l'espace dédié aux linéaires d'archives : 21euros par mètre carré
- le classement d'un document papier : de 5 à 20 euros, selon le niveau de sécurité
- la recherche d'une pièce mal classée : 120 euros en gestion interne.
Rappel : un tiers des papiers archivés en entreprise ne sont jamais retrouvés.
Grâce au système d'archivage électronique, faites des économies des ressources et divisez entre 20 et 100 fois les frais de gestion des documents papiers de votre entreprise.
Rentabilisez votre surface immobilière
Si vous éliminez vos archives physiques, vous
Grâce au système d'archivage électronique, faites des économies des ressources et divisez entre 20 et 100 fois les frais de gestion des documents papiers de votre entreprise.
Rentabilisez votre surface immobilière
Si vous éliminez vos archives physiques, vous
- économisez de la place,
- affecterez les mètres carrés récupérés à un nouveau projet,
- économiserez des frais de loyer,
- pourrez même de louer un local professionnel d'une surface plus réduite.
Gagnez du temps avec la dématérialisation
La gestion électronique documentaire(GED) facilite grandement la consultation des données archivées :
- optimisez les délais et fréquences d'accès, les délais de restitution…,
- partagez vos informations avec vos collaborateurs, clients, fournisseurs…
Optimisez l'organisation de vos fonds documentaires avec la GED
L'insertion des documents ou des
photos dans un SAE est facilitée grâce à l'intégration d'un classement
permettant de structurer le contenu déposé.
Objectif " zéro papier ", économisez des photocopies et des frais postaux
Objectif " zéro papier ", économisez des photocopies et des frais postaux
- envoyez d'un clic vos documents par e-mail, au lieu de les photocopier et les envoyer par courrier,
- accédez à vos documents depuis n'importe où, en déplacement sans vous surcharger,
- pensez développement durable et protection de l'environnement : n'imprimez que certains documents et seulement en cas de besoin.
Archivez, sécurisez, préservez vos dossiers en cas de sinistres, et partagez les risques par un archivage interne et externe.
Vos informations sont sécurisées sur un support numérique/électronique, en cas de disparition accidentelle de vos documents.
Rappel : 2/3 des entreprises déposent le bilan après avoir subi un sinistre qui a fait disparaître des données primordiales au maintien de leur activité.
